Jak uspořádat schůzku

{h1} Podíl

Už jste někdy byli na schůzce, kde byste mohli myslet jen na to, o kolik produktivnější byste pracovali sami u stolu? A kolik peněz společnosti víří dolů, zatímco vaši spolupracovníci tajně kontrolují své ostružiny pod stolem? A jak by sis přál, abys udělal jako posádka Enola Gay a nosil s sebou kyanidovou kapsli?


Lidé nesnáší schůzky. Ale nejsou to schůzky, které samy o sobě vyvolávají tužku v oku, ale způsob, jakým se schůzky vedou. Bez skutečného vůdce se schůzky mohou stát neproduktivními a neefektivními, a to nejen plýtváním časem a penězi, ale také snižováním morálky kanceláře. Ale nemusí to tak být.

Muž ví, jak vést. Ví, jak uspořádat schůzku, která začne včas, skončí včas a věci dokončí. Zde je postup.


Zjistěte, zda je schůzka nezbytně nutná.Než se vůbec zamyslíte nad plánováním schůzky, zjistěte, zda ji opravdu a opravdu potřebujete. Na schůzku byste měli volat pouze v případě, že:

  • Informace, které mají být projednány, nelze šířit prostřednictvím telefonu nebo e -mailu. Setkání by mělanikdybýt volán, když pouze ajednosměrná výměna informacíje potřeba.
  • Mít všechny pohromadě v jedné místnosti má jasné výhody.

Stanovte si program.To je klíčové pro produktivní setkání. Bez jasného, ​​předem stanoveného programu se schůzka odkloní od tématu a bude se nekonečně táhnout. A pak, až budete hotovi a všichni se rozejdou, najednou si vzpomenete na důležitý bod, který jste zapomněli přednést, a proto bylo nutné další setkání.

Napište program schůzky s konkrétním seznamem, o kterých bodech se bude diskutovat a v jakém pořadí.
Každý den nebo dva před schůzkou pošlete každému e -mail s kopií, abyste měli přehled o tom, co očekávat a chvíli začít přemýšlet o problémech a o tom, čím by chtěli přispět. Lidé mohou také přidávat a vznášet námitky proti programu jednánípředmísto schůzkyvSetkání. Ukažte to ve své zprávě jasněpokud to není na pořadu dne, nelze to projednat na schůzce.Vložte agendu do těla e -mailu. Lidé neotevírají přílohy.

Zajistěte účast klíčových lidí.
Pokud svoláte schůzku, když víte, že klíčoví lidé nemohou přijít, v zásadě strávíte schůzku tím, že se s nimi budete bavit a řeknete si: „No, budeme muset počkat, co Mike řekne, než budeme moci začít o tom určitě. ' Rozhodnutí se odkládají, je zapotřebí více schůzek a vy poté ztrácíte čas tím, že uvedete lidi MIA do pohybu. Domluvte si schůzku, když víte, že se klíčoví lidé mohou zúčastnit.


Mluvte jeden na jednoho s lidmi, abyste vyřešili problémy s domácími zvířatypředSetkání.I když dáte jasně najevo, že během schůzky lze diskutovat pouze o bodech programu, vždy se najdou lidé, kteří se pokusí toto pravidlo porušit a nastolí svůj oblíbený problém s domácími zvířaty. Tito lidé mohou mít schůzku mimo trať. Pokud víte, že někdo má problém, který skupinu ve skutečnosti neovlivňuje, promluvte si s ním jeden po druhém před schůzkou, abyste problém preventivně vyřešili a odstranili přerušení schůzky v zárodku.



Přineste bagely nebo koblihy.Jediná věc, která činí schůzky trochu chutnějšími, je něco pro mlsné jazýčky. Přineste lidem něco, o co se mohou bavit.

Postavte židle do tvaru U.
Existují 3 různé způsoby, jak zřídit zasedací místnost: tvar U, kruh nebo styl přednášky. Přednáškový styl, kdy každý sedí vedle sebe a čelem dopředu, dává vedoucímu úplnou kontrolu, ale neumožňuje žádnou spolupráci. Kruh se hodí k pocitu rovnosti a spoustě skupinového myšlení, ale bez jasného vůdce se diskuse může snadno proměnit v hromadu flapdoodle. Tvar U je nejlepší kompromis; dává lidem šanci sdílet a spolupracovat, ale chlapík v horní části U je uznáván jako vůdce a může sledovat věci.


Kruhový, uberemokratický styl, pojďme to obejmout, je už nějakou dobu v módě a všichni se v něm cítí důležití, ale je to také důvod, proč se schůzky dostanou mimo trať a stanou se zcela neproduktivními. Pravdou je, že ne každý má něco důležitého, co by měl říci, a vůdce je zásadní pro udržení soustředění věcí na věcech, na kterých záleží.

Začněte včas.A ne rekapitulujte pro pozdní lidi. Tím legitimizujeme zpoždění a nerespektujeme ty, kteří se snažili přijít včas.


Začněte tím, čeho bylo dosaženo od posledního setkání.'Minule jsme mluvili o x a tady je návod, jak byl implementován.' Pokud nechcete, aby lidé měli pocit, že jsou schůzky zbytečné, musíte nabídnout nějaký důkaz, že tomu tak není.

Přejít k jádru věci.Pamatujte, že schůzky nejsou určeny k jednosměrné výměně informací. Pokud existují základní informace, které by lidé potřebovali znát, aby se problémům věnovali, rozešlete je před schůzkou do letáku nebo e -mailu, aby byli všichni připraveni a vy můžete přeskočit mléko a skočit přímo do masa. Na schůzce stručně popište problém nebo problém a rychle přejděte k řešení nebo postupu.


Pokud se lidé na schůzku nepřipravili přečtením podkladových informací nebo jiným způsobem, pak schůzku ukončete. Pohyb vpřed bude jen ztráta času. Chce to pár míčků, ale příště budou lidé připraveni.

Vymyslete hmatatelné řešení.Mnohokrát během schůzky, kdy lidé nejsou schopni dosáhnout konsensu, je problém prozatím předložen, což samozřejmě znamená, že se v budoucnu nevyhnutelně uskuteční další schůzka, která bude problém znovu řešit. Pokud je to možné, předcházejte těmto budoucím schůzkám tím, že vymyslíte konkrétní řešení a konkrétní opatření, která by lidé měli podniknout. Zde se testuje vaše kvalita vůdce-můžete prolomit patovou situaci, zprostředkovat kompromis a přijít s řešením?


Ovládejte diskusi.Snad nejdůležitějším úkolem lídra je udržet diskusi produktivní a na dané téma. To lze provést několika způsoby:

  • Získejte zpětnou vazbu od všech.Mít jasného vedoucího na schůzce nezadusí zpětnou vazbu a spolupráci, ale zajistí to. Bez vůdce budou v diskusi dominovat názorní křiklouni, kteří nemusí mít nutně nejlepší nápady, zatímco ti zdrženlivější nemohou dostat okrajově slovo. Oslovte tiché lidi položením otázek typu: „Jane, máš s touto společností hodně zkušeností, jaký je tvůj názor na jejich návrh? Někteří lidé jsou samozřejmě potichu, protože nemají co nabídnout. Dobrý vůdce ví, které je které.
  • Pokládejte dobré otázky.Někdy lidé nemohou přijít se správným řešením jednoduše proto, že vedoucí neklade správné otázky. Pokládejte otázky, které opravdu přimějí lidi přemýšlet a podívat se na něco z jiného úhlu.
  • Vypněte rušení.Je to možná nejtěžší část práce, ale vůdce musí taktně zavřít lidi, kteří se dostávají mimo trať, ať už prostě pokračují a pokračují, nebo jsou prostě mimo téma. Počkejte, až se bloviátor nadechne a poté řekněte něco jako:
    • 'To by mohlo být dobré téma k diskusi jindy, ale vraťme se k rozhovoru o X.'
    • 'Proč to my dva po schůzce nediskutujeme?'
    • 'Dobrá věc, ale musíme se vrátit k programu.'
    • 'Prozatím to uveďme, ale můžeme to zařadit do programu na příště.'
    • 'Právě jsem signalizoval Tomovi, aby tě dostal do bezvědomí, úderem šípu do krku.'

Nechcete, aby to vypadalo jako trhnutí a odřízli je, ale je nejlepší chybovat na straně pevné ruky. I když může být větrný pytel trochu káraný, všichni ostatní na schůzce vám budou vnitřně tleskat.

Shrňte schůzku.Na konci schůzky rychle zaškrtněte seznam všeho, čeho jste dosáhli a rozhodli jste se udělat. Delegujte úkoly a ujistěte se, že je každému naprosto jasné, jaké jsou jeho individuální povinnosti. Nežádejte o „jiné podnikání“. Právě otevíráte plechovku červů. Pamatujte, že pokud to není na pořadu dne, nebude se o tom diskutovat.

Končit včas.Pokud chcete, aby se přístup lidí ke schůzkám změnil, musí vědět, že jim může věřit, že začnou a skončí v určený čas. Vaším úkolem jako vůdce je udávat tempo a udržovat věci v pohybu, abyste dosáhli svých cílů ve stanoveném čase.

Sledujte a ujistěte se, že věci budou hotové.To je stejně důležité jako samotné setkání. Pamatujte si, že na začátku příští schůzky budete muset shrnout, čeho bylo od té poslední dosaženo. Měl bys něco říct.

Samozřejmě, pokud nejste vůdcem, pak není mnoho, co byste mohli udělat, abyste omezili setkání s hloupostí. Setkání jsou ale skvělým místem, kde můžete ukázat své potenciální vůdčí schopnosti. Přijďte včas, buďte připraveni na dobré nápady a doufejme, že brzy budete tím chlapem, který stojí na vrcholu U.

Jaké jsou vaše tipy na to, co dělat a nedělat, vést efektivní a produktivní schůzku? Podělte se o ně s námi v komentářích!